Pour commencer, il faut savoir que la téléphonie IP (VoIP) est ‘’hébergée’’, c’est-à-dire que les informations relatives à votre numéro sont situées dans un serveur et donc, accessibles à n’importe quel endroit pourvu d’une prise réseau. Elle vous offre tous les avantages dont vous êtes habitués avec la ligne téléphonique traditionnelle, mais les coûts mensuels seront étonnamment moins élevés. En effet, on parle d’une économie pouvant aller jusqu’à 90 % selon les fournisseurs comparativement aux modèles standards. Nous avons piqué votre curiosité et vous voulez en savoir davantage concernant la VoIP ? Consultez notre article « Qu’est-ce que la téléphonie IP ? » en cliquant juste ici.

Devant la popularité grandissante de la VoIP dans le monde des affaires, nous avons cru bon vous faire un petit récapitulatif des cinq pistes à considérer lorsque vous magasinez votre fournisseur de téléphonie IP. Sachez tout d’abord qu’il existe une multitude de fournisseurs et d’options disponibles, c’est la raison pour laquelle nous croyons qu’il est important de se renseigner avant de faire le grand saut.

Votre contrat est constitué de conditions et d’options dont vous profitez au quotidien. Il contient notamment des éléments concernant les clauses sur la durée de votre entente et les spécifications s’y rattachant.

Les pénalités : Si pour les clients résidentiels, les fournisseurs de service ne peuvent imposer de pénalités dépassant 50 $ lors d’un bris de contrat, il importe de savoir que pour les clients commerciaux, les fournisseurs peuvent, et ce en toute légalité, imposer d’importantes pénalités pouvant aller jusqu’à 100 % des mensualités restantes au contrat. Lorsqu’un bris de contrat entraine des sanctions équivalentes à la balance du contrat, il est tout à fait normal de se remettre en question et de retarder (et donc endurer les primes mensuelles plus élevées) avant d’aller vers un concurrent. Il vous faut donc évaluer, selon le temps restant sur votre contrat et selon les clauses indiquées, quelles seront les conséquences pouvant vous êtres imposés.

Rabais appliqué sur les promotions ou les combos : Prenez également en considération les rabais appliqués sur votre facture mensuelle. Il n’est pas rare qu’un escompte soit accordé au client lorsqu’il combine plus d’un service sur la même facture. Cette situation est récurrente chez les fournisseurs de télécommunications. Le retrait de l’une des fonctionnalités peut donc impacter à la hausse votre facture actuelle. Vous devez donc évaluer le prix avant rabais de votre contrat afin de pouvoir comparer rapidement et simplement les prix offerts.

Les options dont vous bénéficiez actuellement : Les différentes options influencent énormément le prix mensuel final que vous payez, et ce peu importe le détaillant choisi. Les choix sont vastes, et peuvent différer selon les distributeurs. Le directeur d’appel, la boîte vocale, l’afficheur, la réceptionniste automatisée, la musique personnalisée en attente, les télécopies numériques (Efax) et les salles de conférence sont que quelques-uns des choix possibles selon le commerçant que vous aurez sélectionné. Il est de la discrétion de votre fournisseur de facturer les options dont vous profitez. En sachant exactement les options que vous payez actuellement, il sera évidemment plus simple de comparer.

Tout comme avec la téléphonie standard, différentes options peuvent être ajoutées à votre forfait téléphonique. Il revient au consommateur d’évaluer les besoins afin que le fournisseur vous fasse une proposition de prix correspondant à ce dont vous avez besoin. Nous vous suggérons fortement de faire une liste des besoins que vous avez (référez-vous aux options dont vous bénéficiez déjà), il vous sera alors plus facile de demeurer centré sur les besoins réels et ainsi, ne pas payer de superflu !

Voici une liste de questions à vous poser afin de mieux vous préparer :

• Combien de lignes téléphoniques utilisez-vous actuellement ?
• Aurez-vous d’autres besoins sur le court terme ? Et sur le long terme ?
• Les numéros sont-ils déjà existants ou avez-vous besoin de nouveaux numéros ?
• Avez-vous une ligne 1-800, ou en aurez-vous besoin ?
• Avez-vous des numéros externes devant être rattachés à votre compte ?
• Avez-vous des téléphones commerciaux? Avez-vous des téléphones IP de réception, ou des sans-fils ? Avec ou sans base ? En aurez-vous besoin ? (Certains commerçants peuvent vous offrir la vente et la location des téléphones directement sur votre facture mensuelle).
• Quel est votre fournisseur actuel ? Il peut être plus difficile de faire une portabilité avec certains fournisseurs.
• Avez-vous besoin d’une réceptionniste automatisée afin de diriger les appels ?
• Avez-vous besoin d’une musique personnalisée pour les moments d’attente au téléphone ?
• Avez-vous besoin d’une ligne de fax ?
• Avez-vous besoin de rediriger les appels vers une autre ligne téléphonique (un appareil mobile par exemple) ?
• Désirez-vous avoir accès à un portail web pour la configuration ?
• Votre fournisseur vous offre-t-il un soutien technique adéquat ?

Répondez à ces questions avant de communiquer avec un détaillant offrant la téléphonie IP. Vous épargnerez ainsi du temps et de l’argent en sachant exactement ce dont vous avez besoin ! Toutefois, gardez en tête que les forfaits VoIP se modulent aisément si les besoins actuels devenaient obsolètes.  De plus, nous vous conseillons d’avoir en main votre dernière facture afin que le fournisseur approché puisse analyser vos besoins adéquatement.

Comme dans n’importe quelle transition, il existe des moments qui sont préférables comparativement à d’autres afin de procéder à une transition. Cela s’applique également à la téléphonie IP. Afin de bien choisir le moment idéal, il faut prendre en considération certains aspects.

Le moment idéal est, bien évidemment, dès la création de votre entreprise. Vous pouvez alors choisir directement votre numéro de téléphone, le tout se met en place dès le départ. Vous évitez ainsi de devoir refaire vos cartes professionnelles à la suite d'un changement de numéro, ou encore, de perdre des clients qui n’ont pas appris pour le changement de coordonnées ! Mais puisque nous savons que tout n’est pas idéal dans la vie d’entrepreneur, voici d’autres moments qui devraient vous faciliter la transition de la téléphonie standard vers la téléphonie IP :

• À l’occasion d’un déménagement : Lorsque vous devez déplacer vos bureaux, il peut être avantageux de changer votre fournisseur, si vous en avez la possibilité. Certains facturent des frais supplémentaires pour venir installer vos équipements à vos nouveaux locaux, ce qu’ils appellent les déménagements. L’avantage de la téléphonie IP, c’est qu’il suffit de rebrancher vos téléphones dans les prises réseau directement aux nouveaux locaux et le tour est joué !
• À la fin de votre contrat actuel : vous éviterez ainsi les frais de pénalité et d’interruption de contrat. Vous pourrez tout de même effectuer une portabilité de vos numéros pour que les clients continuent de vous joindre sans difficulté et ainsi, ne perdre aucun client potentiel !
• Lors de la restructuration de votre infrastructure informatique. Il sera facile pour les techniciens de passer de nouveaux fils réseau, d’installer de nouvelles prises murales, et de camoufler tous les fils pour un travail propre et efficace. C’est également le cas lors de rénovations où les murs doivent être ouverts.
• Lors d’une restructuration à l’interne, d’une expansion ou du regroupement de différents bureaux d’affaires : la téléphonie traditionnelle comporte ses restrictions, ou du moins, peut rapidement devenir complexe pour une solution qui aurait dû être relativement simple au départ. La téléphonie IP est modulable, et ce aisément. Vous pourrez donc relier deux commerces sur la même ligne téléphonique, dans le cas d’une franchise comportant quelques commerces. Vous pourrez créer des groupes d’appels ou une séquence précise pour les renvois d’appel. Ces manipulations sont possibles avec la téléphonie classique, mais il peut être difficile de mettre en place de telles solutions alors qu’avec la VoIP, c’est relativement simple.

Vous devez également prendre en considération le temps d’installation d’un tel système ainsi que la configuration nécessaire pour répondre à vos besoins. Certains fournisseurs peuvent venir à vos locaux afin de faire l’installation et la personnalisation de vos fonctions.  Certains fournisseurs offrent également la possibilité de contrôler le tout via un logiciel (mais ça, c’est un autre sujet) ! Il vous faudra évaluer, avec le fournisseur choisi, la solution qui vous conviendra le mieux !

Quelles sont vos attentes face à un fournisseur de service ? Une petite rétrospection de vos attentes personnelles et professionnelles peut s’avérer utile lorsque vous devez choisir parmi un vaste éventail de fournisseurs potentiels. Chacun d’entre eux gère leur entreprise de manière différente, et ce même si le produit offert est similaire.

Voici une piste de réflexion à faire avant de magasiner votre fournisseur :

• Désirez-vous une prise en charge rapide en cas de soutien ?
• Quel délai considérez-vous comme acceptable si vous avez un besoin au niveau du soutien technique ?
• Désirez-vous une proximité avec votre fournisseur ?
• Êtes-vous davantage pour l’économie locale ? Faites une recherche locale des fournisseurs à proximité de votre lieu de travail.
• Est-il revendeur ou fournisseur ? Respecte-t-il les principales obligations des fournisseurs de services VoIP locaux au Canada :
  • Fournir le service 9-1-1 de base ou évolué (e9-1-1) ?
  • Aviser les clients de toute limite associée au service 9-1-1 ?
  • Être en norme auprès du CRTC ?

Répondre à ces questions vous évitera éventuellement des frustrations si le fournisseur choisi ne répond pas à vos attentes. N’hésitez pas à poser vos questions, prenez des notes. La façon de répondre de l’agent peut être révélatrice de la façon dont l’entreprise considère sa clientèle. Est-il directif et sans manière ? Ou au contraire, l’agent est sympathique et prend le temps de comprendre vos besoins et de répondre à vos questions ?

Prenez le temps de regarder les petits distributeurs. Ils offrent parfois des tarifs avantageux comparativement aux entreprises de plus grandes envergures, et ils pourront certainement vous étonner.