Article écrit en coécriture avec Sylvain Dubé, président de SD électronique
Si vous avez vécu dans les années 1980, ou même dans les années 1990, vous vous rappelez probablement l’effervescence autour du fax. En effet, c’est dans les années 80 que le fax a connu une croissance phénoménale : la grande majorité des entreprises en possédait un et plusieurs personnes en avaient également un à la maison. C’était une révolution : la machine transmettait, au travers du téléphone, des ondes pour les ressortir sous forme de document à l’autre bout ! Aujourd’hui, en 2020, l’histoire d’amour entre le fax et la population s’est fatiguée et, s’il existe encore des entreprises qui l’utilisent, elles sont beaucoup moins nombreuses. Parfois, ils ont même un fax qui ne sert plus. Si la version originale existe toujours, il existe maintenant plusieurs évolutions plus technologiques. Voyons ensemble quelques options de la télécopie avec ses avantages et ses désavantages.
Le fax traditionnel
De nos jours, le fax est indéniablement moins populaire qu’avant, ce qui fait que plusieurs personnes n’ont tout simplement aucun accès à un télécopieur. Toutefois, certains commerces offrent ce service moyennant quelques frais. Puisqu’il analyse le document ligne par ligne, de gauche à droite, et de haut en bas, sa collecte de données est plutôt lente. De plus, le fait qu’il produise un rapport à chaque transmission, et qu’il imprime automatiquement les documents reçus, font de notre fax un outil peu écologique.
Malgré tout, le fax conserve une longueur d’avance quant à la sécurité. Puisqu’il transmet des données sur les câbles téléphoniques, l’interception de son signal s’avère pratiquement impossible. Il faudrait parvenir à pirater la ligne téléphonique, puis trouver le moment précis où l’information circule dans le câble. Il s’agit là d’un défi de taille, même pour un pirate informatique aussi doué soit-il. Parmi les autres avantages du télécopieur, notons sa facilité d’utilisation et le fait qu’en produisant un accusé de réception, vous avez une preuve que le document s’est bel et bien rendu à destination.
Le fax demeure donc une option à privilégier pour les entreprises qui doivent régulièrement transmettre des informations strictement confidentielles, telles que les dossiers médicaux des cliniques et des hôpitaux, ou encore, les données sensibles dans nos écoles. La seule lacune du point de vue de la sécurité est l’erreur lors de la composition du numéro de destination.
Le fax par email
Le fax-to-email, ou Efax, est une version plus actuelle du fax que nous avons connu. Quoique bien utilisé de nos jours, son plus grand inconvénient reste son niveau de sécurité. Tout comme le fax traditionnel, les erreurs de destinataires sont possibles : erreur de numéros, mais nous avons également la possibilité d’erreurs de courriels sur lequel le message est transféré. Il est plus facile pour un pirate informatique d’intercepter une copie numérique envoyée par courriel que d’intercepter la ligne téléphonique auquel il n’a pas accès physique. C’est la barrière de sécurité principale du fax le fait qu’il ne fonctionne pas sur un protocole standardisé.
L’utilisation de cette technologie est cependant facilitante. Elle permet de consulter aisément la télécopie ainsi reçue dans votre boite de réception de n’importe où, que ce soit votre ordinateur, votre téléphone mobile ou votre tablette, puisque vous recevez le document numérisé en version PDF. Elle permet également l’envoi simultané à plus d’un destinataire. Ce n’est donc pas à proscrire, car c’est très simple à utiliser pour les utilisateurs ayant une facilité avec la technologie actuelle.
Si vous n’échangez pas de données ultra-sensibles (des données médicales ou légales par exemple), c’est un processus tout à fait convenable. Petite astuce : posez-vous la question à savoir si vous êtes à l’aise de transmettre votre document par courriel. Si la réponse est oui, c’est assurément un usage correct du Fax virtuel. Cela vous permettra de communiquer facilement avec des organisations qui utilisent encore le fax pour une raison ou une autre. Ce sont des solutions que nous mettons en place chez DCV Télécom.
Le fax par ordinateur
Le PC-fax est l’entre-deux et existe depuis un moment. La télécopie reçue via un numéro de téléphone est envoyée à votre ordinateur sans jamais passer par internet. Vous n’avez donc pas besoin d’avoir un abonnement internet pour utiliser cette option.
Une interface Modem/FAX préprogrammée est installée dans un ordinateur qui a comme rôle d’être un serveur de télécopie. Un programme rappelant une boite courriel est configuré sur l’ordinateur en question, permettant de faire un classement et d’imprimer seulement ce que l’on veut.
Pour quelqu’un qui est minimalement à l’aise avec l’informatique, il y a moins de risque de transmettre l’information sensible par accident avec ce genre de Fax qu’avec un courriel. Encore une fois, la liaison est, comme avec le fax traditionnel, directe et n’utilise pas le lien internet.
Son niveau de sécurité est variable, mais est généralement supérieur au Fax virtuel. Documents médicaux ou légaux ? C’est la solution qui est la plus technologiquement avancée en matière de fax qui est accepté. SD électronique peut mettre en place ce genre de solution.
Quelle technologie de fax est la meilleure pour moi ?
De nos jours, vous n’avez plus besoin d’un appareil encombrant servant uniquement aux télécopies : les téléphones mobiles, avec leur appareil photo toujours plus performant, peuvent enregistrer la photo de vos documents en fichier PDF.
Vous pouvez également utiliser votre scanneur, qui vous enverra le document numérisé directement à votre ordinateur. L’idée est d’avoir une structure informatique adaptée à votre utilisation. Le type de FAX pour votre besoin dépend principalement du niveau de sécurité nécessaire et de votre aisance avec la technologie.
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Que vous contactiez DCV Télécom ou SD électronique, l’analyse des besoins est gratuite et correspondra à vos exigences. Nos deux entreprises ont à cœur la satisfaction de nos clients et nous partageons des valeurs similaires. Ensemble, nous partageons plus de vingt ans d’expertise et toutes nos interventions sont dirigées vers des solutions durables pour nos clients.
Pourquoi faire un article en collaboration ?
Nos organisations travaillent régulièrement sur des projets en appui l'une et l'autre. Nos domaines étant complémentaires, écrire cet article ensemble était l'opportunité d'y apporter chacun de nos connaissances. C'est pour cette raison que nous avons décidé de collaborer afin de faire ressortir nos deux expertises, pour votre bénéfice. Nous voulions démontrer que la meilleure solution pour un client dépends parfois d'un partenaire de confiance et, quand c'est le cas, nous sommes fiers de faire affaire avec des gens compétents.