La téléphonie IP (VoIP) offre une solution moderne et économique pour les besoins de communication des entreprises. Cette technologie "hébergée" stocke les informations relatives à votre numéro sur des serveurs accessibles depuis n'importe quel endroit doté d'une connexion réseau. Outre la simplicité d'utilisation, la VoIP présente des économies significatives pouvant atteindre jusqu'à 90 % par rapport aux modèles traditionnels. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur la VoIP, je vous invite à consulter notre article "Qu'est-ce que la téléphonie IP ?".
Avec l'essor de la VoIP dans le monde des affaires, il est crucial de savoir comment choisir le bon fournisseur de téléphonie IP. Voici un récapitulatif des cinq aspects à prendre en considération lors de votre recherche.
Que devez-vous étudier dans votre contrat actuel ?
Avant de prendre toute décision, plongez-vous dans les détails de votre contrat actuel. Examinez minutieusement les conditions, en portant une attention particulière aux éventuelles pénalités de résiliation et aux avantages offerts tels que les rabais appliqués sur les promotions ou les offres groupées. Une compréhension claire de ces éléments vous permettra d'évaluer précisément les coûts et les bénéfices liés à un éventuel changement de fournisseur.
Que devez-vous étudier dans votre contrat actuel ?
Avant de vous lancer dans la recherche d'un nouveau fournisseur, prenez le temps d'évaluer vos besoins téléphoniques actuels et futurs ainsi que votre budget mensuel. Considérez le nombre de lignes téléphoniques nécessaires, les fonctionnalités indispensables telles que la réceptionniste automatisée ou la musique en attente, et prévoyez les évolutions potentielles à court et à long terme. Cette analyse approfondie vous aidera à déterminer les offres qui correspondent le mieux à vos exigences, tout en restant dans les limites de votre budget.
Que devez-vous étudier dans votre contrat actuel ?
Choisir le bon moment pour passer à la téléphonie hébergée peut faire toute la différence. Idéalement, envisagez cette transition dès la création de votre entreprise pour éviter les complications liées à la modification des coordonnées et des numéros de téléphone. Si ce n'est pas possible, d'autres occasions propices incluent les déménagements, la fin de votre contrat actuel, les rénovations ou les restructurations internes. Évaluer soigneusement le moment idéal vous permettra d'effectuer la transition en douceur, sans perturber vos activités quotidiennes.
Déterminez vos attentes vis-à-vis le fournisseur de téléphonie
Avant de choisir un fournisseur de services VoIP, identifiez clairement vos attentes en matière de soutien technique, de proximité avec le fournisseur et d'engagement envers l'économie locale. Posez-vous des questions sur le délai d'intervention en cas de problème technique, sur votre préférence pour un fournisseur local et sur les exigences en matière de services supplémentaires tels que la réceptionniste automatisée ou la musique personnalisée. Avoir une vision claire de vos attentes vous aidera à sélectionner un fournisseur qui répond parfaitement à vos besoins.
Évaluez votre infrastructure réseau afin qu'il supporte votre téléphonie
Avant de passer à la téléphonie IP, assurez-vous que votre infrastructure réseau est prête à supporter cette technologie. Vérifiez la qualité de vos câbles et équipements réseau pour garantir une distribution uniforme du réseau dans vos locaux. Si nécessaire, envisagez d'investir dans des équipements spécialisés tels que des routeurs adaptés à la téléphonie IP pour éviter les problèmes de surcharge de bande passante. Faire évaluer votre infrastructure par des professionnels en informatique vous permettra de vous assurer que votre réseau est prêt à supporter la VoIP et à fournir une expérience de communication optimale.
Voici une liste de questions à vous poser afin de mieux vous préparer :
- Combien de lignes téléphoniques utilisez-vous actuellement ?
- Aurez-vous d’autres besoins sur le court terme ? Et sur le long terme ?
- Les numéros sont-ils déjà existants ou avez-vous besoin de nouveaux numéros ?
- Avez-vous une ligne 1-800, ou en aurez-vous besoin ?
- Avez-vous des numéros externes devant être rattachés à votre compte ?
- Avez-vous des téléphones commerciaux? Avez-vous des téléphones IP de réception, ou des sans-fils ? Avec ou sans base ? En aurez-vous besoin ? (Certains commerçants peuvent vous offrir la vente et la location des téléphones directement sur votre facture mensuelle). Ou encore, est-ce que l'application Web ou mobile peut être utilisé ?
- Quel est votre fournisseur actuel ? Il peut être plus difficile de faire une portabilité avec certains fournisseurs.
- Avez-vous besoin d’une réceptionniste automatisée afin de diriger les appels ?
- Avez-vous besoin d’une musique personnalisée pour les moments d’attente au téléphone ?
- Avez-vous besoin d’une ligne de fax ? Est-ce que votre fax est traditionnel ?
- Avez-vous besoin de rediriger les appels vers une autre ligne téléphonique (un appareil mobile par exemple) ?
- Désirez-vous avoir accès à un portail web pour la configuration ?
- Votre fournisseur vous offre-t-il un soutien technique adéquat ?
- Vos locaux sont-il muni d'un système d'alarme relié à la centrale ? De quelle manière ?